No universo das empresas brasileiras, a certificação digital já não é novidade. No entanto, para quem está dando os primeiros passos no mundo PJ, entender o que ela significa, como funciona e por que tornou-se tão presente pode fazer toda diferença. Como contadores especializados na rotina de pessoas jurídicas, observamos de perto como o crescimento da certificação digital no Brasil segue um ritmo acelerado. Entre julho de 2018 e junho de 2019, cerca de cinco milhões de certificados digitais foram emitidos no Brasil, com aumento de 28,76% em relação ao período anterior, segundo levantamento oficial.
Esse crescimento acelerado acompanha as mudanças exigidas pela Receita Federal e o avanço da digitalização dos serviços, inclusive na contabilidade. Na Conte, acompanhamos de perto as dúvidas mais frequentes dos novos empreendedores e percebemos que compreender a certificação digital é um divisor de águas para a gestão e segurança da sua empresa. Queremos simplificar esse tema para você.
O que é certificação digital?
No dia a dia da contabilidade, deparamo-nos com clientes que nos perguntam: "Mas afinal, o que é esse tal certificado digital?" Nossa resposta é sempre direta: um certificado digital é a identidade eletrônica da empresa ou do profissional. Ele funciona como uma assinatura digital com validade jurídica, permitindo autenticar documentos, acessar serviços governamentais e formalizar operações sem papel.
Transforma processos lentos em decisões rápidas.
Essas assinaturas digitais seguem rígidos padrões de segurança e reconhecimento legal, facilitando desde a emissão de notas fiscais eletrônicas até o envio de obrigações acessórias e contratos digitais. Com a certificação digital, valores e informações fiscais são protegidos e garantem conformidade com legislações atuais.
Por que a certificação digital está crescendo tanto?
A emissão de certificados digitais no Brasil saltou 26,7% só no primeiro semestre de 2019, comparado ao ano anterior, passando de 2.066.680 para 2.619.185 registros, conforme dados do ITI. Esse crescimento expressivo se deve a três fatores:
- Obrigatoriedade do uso para empresas optantes pelo Simples Nacional e outros regimes fiscais;
- Maior segurança jurídica nas transações eletrônicas;
- Popularização do armazenamento em nuvem e digitalização de processos.
Além disso, a automação e integração dos sistemas públicos, como eSocial, SPED e NF-e, exigem cada vez mais a certificação em rotinas contábeis. Na Conte, somos testemunhas diárias dessa obrigatoriedade e dos ganhos associados à adoção desse recurso, principalmente para empresas que querem agilidade e redução de erros em suas obrigações fiscais.
Como a certificação digital simplifica a vida das empresas?
Em nosso trabalho, a principal mudança que notamos é a simplificação de procedimentos. Atividades que antes envolviam papel, autenticação presencial e filas agora podem ser resolvidas em minutos, sem sair de casa. Veja alguns exemplos que acompanhamos de perto:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas sem deslocamento;
- Envio imediato de declarações obrigatórias ao governo;
- Assinatura de contratos eletrônicos com validade jurídica;
- Redução do risco de fraudes;
- Acesso a portais de órgãos públicos sem precisar de senha física.
Tarefas antes vistas como “dor de cabeça” se tornam fluxos naturais com a certificação digital. Isso traz segurança, economia de tempo e ainda elimina papel no escritório.
Tipos de certificado digital mais comuns
Quando orientamos nossos clientes, percebemos que a confusão maior é: “Qual tipo escolher?” Existem dois modelos principais para empresas:
- A1: Um arquivo digital instalado no computador (ou na nuvem). Prazo de validade normalmente de um ano. Indicado para quem precisa mobilidade e quer emitir notas de qualquer lugar.
- A3: Instalação em token ou cartão físico. Prazo de até três anos. Traz mais segurança, mas exige o dispositivo conectado ao computador na hora de usar.
Na prática, a escolha depende da rotina e volume de movimentação da empresa. Em nosso blog, já detalhamos como identificar o tipo ideal de certificado para cada perfil PJ. Vale conferir para não errar.
Passo a passo para obter o seu certificado digital
Vemos muitos empreendedores travando nessa etapa, achando o processo complicado. Mas, orientamos diariamente e sem mistérios. O procedimento costuma ser assim:
- Escolher o tipo de certificado (A1 ou A3) e uma Autoridade Certificadora credenciada;
- Preencher o cadastro online;
- Separar documentos da empresa e do responsável legal;
- Agendar a validação presencial ou por videoconferência;
- Emitir e instalar o certificado no computador (ou no token/cartão).
Com suporte humanizado, como oferecemos na Conte, eliminamos dúvidas a cada etapa e sugerimos sempre o formato mais prático para o cliente.
Quando a certificação digital é obrigatória?
Ao assessorarmos pessoas jurídicas, explicamos que a obrigatoriedade varia conforme o porte e regime tributário. No geral, é obrigatória para:
- Empresas do Simples Nacional que emitem NF-e, NFS-e ou realizam comércio exterior;
- Empresas que transmitem obrigações acessórias como SPED e eSocial;
- Empresas optantes por regimes Lucro Presumido ou Lucro Real;
- Empresas com funcionários registrados, já que a admissão e o desligamento são feitos digitalmente.
Trabalhar sem certificação digital pode gerar atrasos, multas e impossibilidade de acesso a serviços essenciais do governo.
Cuidados e pontos de atenção ao contratar o serviço
Com tantas opções no mercado, é preciso atenção para evitar armadilhas e gastos desnecessários:
- Cheque sempre se a autoridade certificadora é oficial e credenciada pelo ITI;
- Desconfie de preços muito abaixo do mercado;
- Guarde o certificado em local seguro (caso seja A3) e mantenha backups (no modelo A1);
- Evite compartilhar senhas ou dispositivos;
- Planeje a renovação para não perder prazos e evitar interrupções nas operações diárias.
Na Conte, nosso objetivo é retirar esse peso dos ombros do empreendedor. Muitas dúvidas recorrentes sobre contratos, rotinas digitais e burocracia já foram respondidas em nossos artigos sobre certificação digital e serviços digitais, trazendo dicas práticas e experiências reais.
Benefícios que sentimos na prática ao adotar a certificação digital
Após auxiliar centenas de empresas, não temos dúvida: a certificação digital gera impacto positivo e mensurável:
- Mais rapidez para resolver obrigações fiscais e contábeis;
- Menos gasto com papelada e autenticações físicas;
- Redução do tempo gasto em burocracias (tema que detalhamos na categoria burocracia)
- Facilidade para gerir contratos de serviços recorrentes, como destacamos no post sobre contratos digitais;
- Maior segurança jurídica nas operações, evitando fraudes.
Certificação digital é sinônimo de tranquilidade para quem quer focar no negócio.
Conclusão: conte com quem entende de rotina PJ
Na Conte, defendemos que o empreendedor deve ter tempo para se dedicar àquilo que faz de melhor, sem se perder em detalhes técnicos ou processos burocráticos. Assessoramos desde a abertura de empresa até a implantação de certificação digital, sempre oferecendo suporte humanizado e transparente. Se você busca praticidade, economia de tempo e redução de preocupações fiscais, nossa equipe está pronta para ajudar você a transformar sua experiência PJ. Não deixe que a burocracia tire seu foco do que realmente importa. Conheça os planos da Conte e tenha a tecnologia e a contabilidade ao seu lado, em todas as fases da sua carreira.
Perguntas frequentes (FAQ) sobre certificação digital
O que é certificação digital para empresas?
Certificação digital para empresas é uma identidade eletrônica segura e reconhecida juridicamente, que permite a assinatura digital de documentos, emissão de notas fiscais e acesso a portais oficiais. Ela substitui processos presenciais e autenticados por cartório, trazendo agilidade e segurança nas relações com o governo e outras empresas.
Como funciona a certificação digital?
O funcionamento é simples: ao adquirir o certificado (A1 ou A3), a empresa ou titular deve validar a identidade presencialmente ou por videoconferência. Depois da emissão, o certificado é instalado no computador (A1) ou em token/cartão (A3). Ele será utilizado para assinar digitalmente documentos, acessar portais ou emitir NF-e, sempre garantindo autenticidade e integridade dos dados.
Quais os benefícios da certificação digital?
Os principais benefícios estão ligados à economia de tempo, diminuição de custos com papelada e autenticações, segurança nas transações e acesso facilitado a serviços digitais. Além disso, a certificação digital ajuda a prevenir fraudes, dá conformidade à legislação e maximiza a confiabilidade das informações enviadas aos órgãos governamentais.
Quanto custa uma certificação digital?
O valor costuma variar conforme o tipo (A1 ou A3), duração e o prestador escolhido. Apesar das diferenças, é fundamental investir em serviços autorizados e reconhecidos pelo ITI, garantindo validade e segurança. O custo é facilmente compensado pela agilidade e redução dos riscos envolvidos em processos tradicionais, além de evitar prejuízos com atrasos ou multas.
Onde posso obter certificação digital?
A certificação digital pode ser adquirida em autoridades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Sempre recomendamos consultar instituições reconhecidas e obter suporte contábil, como o que oferecemos na Conte, para garantir que todo o processo ocorra sem intercorrências ou custos ocultos.
