Quando falamos sobre o dia a dia de uma empresa, sabemos que a segurança e a agilidade nos processos são pontos indispensáveis. Em 2026, usar certificado digital tornou-se ainda mais comum, facilitando operações fiscais, assinaturas eletrônicas, envio do eSocial, gestão de documentos e o cumprimento de diversas obrigações junto aos órgãos governamentais. No entanto, escolher o certificado digital ideal pode gerar dúvidas, afinal, há diferentes tipos, formatos e necessidades para cada perfil de empresa.
Ao longo deste artigo, vamos partilhar nossa própria experiência, mostrar o que mudou no cenário digital brasileiro e conversar, sem enrolação, sobre como encontrar o certificado que realmente atende à sua PJ.
Escolher bem é economizar tempo, dinheiro e dor de cabeça.
Por que o certificado digital ganhou tanto espaço?
O crescimento da demanda por certificação digital salta aos olhos. Segundo dados recentes, o Brasil superou 6,2 milhões de certificados digitais emitidos até julho de 2025, com um total de 14,8 milhões ativos no país. Esse avanço acompanha a transformação digital e a exigência cada vez maior de validação online em vários setores, inclusive no da construção civil, mas também expandindo-se para empresas de tecnologia, saúde, educação e prestação de serviços.
Na Conte, acompanhamos de perto essa evolução e identificamos que, além de demanda, há também dúvidas e receios. Um contador pessoal, como oferecemos aqui, pode reduzir incertezas e indicar exatamente o que é necessário para a sua rotina empresarial.
Quais são os tipos de certificado digital?
Antes de decidir por um certificado digital, precisamos saber quais são as opções disponíveis e para que cada uma serve. Os dois principais tipos para empresas são:
- Certificado A1: Armazenado no computador da empresa em arquivo digital. Validade de 1 ano. Ideal para quem quer mobilidade, automação e rapidez.
- Certificado A3: Guardado em mídia física (cartão ou token). Validade de 1 a 3 anos. Traz um nível a mais de segurança porque depende do objeto físico.
O tipo de certificado escolhido impacta diretamente a forma de uso, renovação, custo e segurança das informações. Muitas vezes a escolha por um ou por outro pode ser feita a partir de critérios internos, operacionais e orçamentários.
Fatores para decidir qual certificado digital escolher
Compreender os fatores que influenciam a decisão é um passo que não pode ser pulado. Ao longo dos anos, notamos que empresas que gastam alguns minutos analisando os pontos abaixo acabam tendo menos problemas e processos mais fluidos.
1. Atividade e necessidades da empresa
Empresas que emitem muitas notas fiscais, fazem envios frequentes para o eSocial ou precisam de assinatura digital para contratos precisam de uma solução prática. Se a mobilidade é fundamental, o modelo A1 tende a ser o mais indicado, já que pode ser instalado em vários dispositivos.
2. Volume de operações
Quanto maior o volume de documentos, mais fácil e rápido precisa ser o acesso ao certificado. Automação de processos fiscais e contábeis é quase regra para PJs de médio porte. Para pequenos negócios, às vezes a prioridade é custo e simplicidade.
3. Segurança desejada
O A3, por ser físico, garante uma camada extra. Porém, perder o token ou cartão pode causar transtorno. Já o A1, se for instalado em mais de um computador, pede atenção redobrada à proteção de senhas e backup.
4. Suporte técnico
Ter suporte humano confiável faz toda diferença, especialmente quando surge algum erro. Na Conte, nosso atendimento busca resolver dúvidas e imprevistos rapidamente, sem deixar você sozinho com a burocracia.
5. Prazo de validade e renovação
O A1 vence em 1 ano e pede um calendário de renovação mais apertado. O A3 pode durar até 3 anos, o que traz menos preocupação com datas, mas exige cuidado com o armazenamento físico.
Como saber qual formato contratar?
Muitos clientes nos perguntam: “Basta o A1 ou invisto no A3?” A resposta está no uso. Quem precisa de mobilidade, automação (como envio automático de NFse ou eventos do eSocial) e agilidade, costuma se adaptar melhor ao A1. Já quem preza por máxima segurança e tem menor necessidade de mobilidade, normalmente opta pelo A3.
A tomada de decisão precisa levar em conta quem usará o certificado e em quais tarefas. Há empresas que preferem manter ambos: A1 para automação e A3 para situações oficiais ou para assinar contratos.
Para aprender mais sobre gestão moderna, abordamos o papel da tecnologia, suporte personalizado e contabilidade humanizada em nosso artigo sobre contabilidade PJ e tecnologia.
O impacto fiscal e jurídico de um certificado adequado
Um ponto pouco falado, mas fundamental, é o risco fiscal quando se escolhe errado. Documentos fiscais enviados sem certificação adequada, assinaturas digitais feitas em modelos não reconhecidos ou certificados vencidos podem causar autuações, multas e até impactos na validade de contratos. No nosso conteúdo sobre como evitar autuações fiscais, mostramos quais erros são mais comuns e como agir de forma preventiva.
Além disso, o certificado é obrigatório para diversas obrigações legais, como transmissão do eSocial, DCTFWeb, assinatura de contratos entre empresas e emissão de notas fiscais eletrônicas. Quem atua como PJ, especialmente no setor tech, pode se beneficiar de uma consultoria especializada para não errar neste momento.
Cuidados para não errar na compra e no uso
Separamos alguns pontos que vimos fazendo diferença na experiência dos nossos clientes:
- Comprovar identidade no ato da compra.
- Ler atentamente os termos e a validade do certificado escolhido.
- Manter backups e controles sobre a utilização dos arquivos ou dispositivos.
- Nunca compartilhar senhas do certificado com terceiros.
- Escolher um fornecedor autorizado e que emita a nota fiscal do serviço adquirido.
O suporte humano e a personalização do atendimento contam muito. Por isso, oferecemos consultoria e instruções práticas desde o momento da compra até o uso no dia a dia, como detalhamos no material sobre contador pessoal para profissionais tech.
Dicas para maximizar o valor do seu certificado digital
Ter um certificado vai além de cumprir exigências legais. Ele pode ser uma porta para a digitalização de processos, contratos ágeis, redução de burocracias e maior controle fiscal. Em nosso guia sobre contratos para prestadores PJ tech, você encontra orientações para usar a assinatura digital em documentos importantes e garantir validade jurídica em qualquer lugar do Brasil.
Além disso, a área de certificação do nosso blog traz análises detalhadas, dúvidas frequentes e novidades sobre legislação, formatos e renovação.
O melhor certificado é o que simplifica a rotina da sua empresa.
Conclusão: Chegou a hora de simplificar com ajuda especializada
Escolher o certificado digital não precisa ser um processo complexo. Com boa orientação, análise das necessidades e suporte humano, qualquer empresa pode tomar a decisão correta e seguir tranquila. Na Conte, acompanhamos nossos clientes em todas as etapas, desde a escolha até o uso e renovação, porque gostamos de fazer parte de uma PJ que cresce sem tropeçar em burocracias.
Quer saber mais sobre como impulsionar sua empresa e pagar menos imposto? Fale com a nossa equipe. Simplificamos sua contabilidade para que você foque no que mais importa: o seu negócio.
Perguntas frequentes sobre certificados digitais
O que é um certificado digital?
Certificado digital é um arquivo eletrônico que serve como identidade digital, permitindo que pessoas e empresas assinem digitalmente documentos, acessem sistemas e realizem operações com validade jurídica pela internet. Ele assegura autenticidade, integridade e confiabilidade nas transações online.
Como escolher o melhor certificado digital?
A escolha depende do perfil da empresa, frequência de uso, necessidade de mobilidade e exigência de segurança. Empresas com muitos processos digitais, automação e diferentes colaboradores costumam escolher o A1, enquanto o A3 é mais procurado por quem valoriza segurança máxima e menor risco de perda digital. Conversar com um contador pessoal ajuda a identificar o formato ideal, alinhando praticidade e proteção.
Quanto custa um certificado digital em 2026?
O valor depende do tipo escolhido, da validade e do serviço prestado. Em média, um certificado A1 para empresas varia entre R$ 180 e R$ 350 por ano, enquanto o certificado A3 (por até 3 anos) costuma custar de R$ 250 a R$ 500, incluindo mídia física. Serviços de suporte e renovação podem ser cobrados à parte dependendo do fornecedor.
É obrigatório ter certificado digital para empresas?
Sim, para muitas operações legais, fiscais e trabalhistas, o certificado digital é exigência do governo brasileiro. Emissão de nota fiscal eletrônica, envio do eSocial, DCTFWeb, assinatura digital de contratos e acesso a sistemas de órgãos públicos só são possíveis com o uso de certificados válidos.
Onde comprar certificado digital confiável?
A aquisição deve ser feita junto a autoridades certificadoras reconhecidas legalmente, que exigem validação presencial ou por videoconferência. Escolher um serviço recomendado por seu contador e que garanta atendimento rápido, suporte e emissão de nota fiscal é um cuidado que nunca sai de moda.
