Encerrar o ano fiscal é aquele momento em que toda PJ percebe o peso da responsabilidade. Ano após ano, as obrigações contábeis exigem atenção extra, principalmente no final do exercício. Um simples esquecimento pode se tornar um problema maior lá na frente. Por isso, organizamos um checklist prático e direto, pensado a partir da nossa experiência no atendimento humanizado da Conte, para ajudar você a passar por esse processo sem confusões e sem pagar impostos além do necessário.
Por que o encerramento contábil é importante?
O encerramento contábil é o processo que garante que tudo o que aconteceu na empresa durante o ano está refletido corretamente nas demonstrações e obrigações fiscais. Ele fecha as contas, evita surpresas e permite uma visão clara sobre lucros, tributos e obrigações assumidas.
Transparência contábil protege a saúde financeira da sua PJ.
No Brasil, o movimento de aberturas e encerramentos de empresas é intenso. Só em 2023, houve mais de 2,1 milhões de fechamentos. Entre as razões, segundo o IBGE, destacam-se desde dificuldades econômicas até questões burocráticas mal resolvidas. Por isso, quando chegar o momento de encerrar sua contabilidade anual ou mesmo fechar definitivamente a empresa, preparar-se faz toda a diferença.
Documentos indispensáveis no encerramento
Fizemos uma seleção dos principais documentos e registros necessários para não deixar informações pendentes:
- Razão e diário contábil atualizados;
- Balanço patrimonial e demonstração de resultados;
- Extratos bancários do período;
- Notificações fiscais e guias de impostos pagas;
- Comprovantes de receitas e despesas, incluindo notas fiscais emitidas e recebidas;
- Livros fiscais (de entrada, saída, inventário – se aplicável);
- Documentação referente a folhas de pagamento, pró-labore e encargos trabalhistas.
Além disso, não podemos esquecer documentos próprios de cada segmento. Empresas que prestam serviços no exterior ou atuam fora do Simples Nacional, por exemplo, podem ter exigências adicionais.
Fechamento das contas contábeis
No encerramento, todas as contas de resultado (receitas, custos e despesas) precisam ser zeradas para apuração do lucro ou prejuízo. Registramos a transferência dos saldos dessas contas para o resultado do exercício, consolidando a fotografia do período.
Aqui, detalhes importam:
- Conferir se existiram receitas que não foram lançadas;
- Verificar se todas as despesas estão registradas corretamente e nos centros de custo certos;
- Revisar provisões para férias, décimo terceiro, INSS e demais obrigações trabalhistas;
- Ajustar depreciações do ativo imobilizado, se couber.
Com os saldos ajustados, finalizamos o balanço patrimonial e garantimos que tudo esteja alinhado às expectativas fiscais.
Análise das obrigações acessórias
Tudo que envolve declarações obrigatórias deve estar cumprido. Não basta fechar contas: é preciso entregar toda documentação exigida pelos órgãos de fiscalização. Isso inclui:
- EFD-Contábil e EFD-Fiscal;
- DCTF, DIRF, RAIS, GFIP, eSocial;
- Sintegra e demais declarações específicas para seu setor;
- Declaração anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI ou PGDAS-D – para empresas enquadradas no regime).
Não adianta apenas arquivar documentos internos e esquecer do mundo externo. Obrigações acessórias garantem regularidade perante Receita, estados e municípios.
Verificação de pendências fiscais e tributárias
Um detalhe que sempre destacamos aos nossos clientes na Conte: antes de considerar o encerramento finalizado, revise todos os recolhimentos fiscais. Isso inclui:
- Impostos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS);
- Tributos estaduais e municipais conforme atividade (ICMS, ISS);
- Conferência de possíveis parcelamentos ou débitos abertos.
Vale conferir novamente todas as guias e recibos de recolhimento, além de consultar eventuais notificações pendentes nos sistemas das secretarias fazendárias e Receita Federal. Muitas vezes, pequenas diferenças ficam esquecidas até serem cobradas anos depois, gerando multas desnecessárias ou impedindo regularizações futuras.
Reconciliação bancária e conciliações
No fim do exercício, é hora de garantir que os valores lançados na contabilidade batem com os extratos bancários, contas a pagar e a receber. Um erro ou diferença aqui pode distorcer lucros ou criar dúvidas fiscais.
- Conferimos saldos bancários no último dia do ano;
- Comparamos contas a receber e a pagar com os contratos e comprovantes;
- Ajustamos eventuais valores pendentes ou lançamentos retroativos.
Toda diferença precisa ser explicada antes de encerrar o balanço.
Elaboração e assinatura de demonstrações contábeis
O balanço patrimonial e a demonstração do resultado do exercício são as demonstrações oficiais e obrigatórias. Após revisar tudo, preparamos esses documentos para assinatura do responsável contábil e dos sócios, se exigir o contrato social.
Na Conte, garantimos que nossos clientes participem desse momento alinhados, entendendo cada número informado. O acompanhamento personalizado evita que detalhes passem despercebidos.
PJ vai continuar? Prepare já sua estratégia fiscal
Se o fechamento é só do exercício, ainda mais atenção: é hora de planejar o próximo ano. Uma boa estratégia fiscal pode reduzir impostos indevidos e antecipar obrigações. Atuamos ao lado do cliente para desenhar esse caminho enquanto tudo ainda está fresco na memória da empresa. Se essa abordagem faz sentido para você, veja mais sobre os benefícios de contar com um serviço de contabilidade dedicado.
Dicas práticas para um encerramento contábil sem dor de cabeça
- Mantenha as informações organizadas ao longo de todo o ano, não só no fechamento. Utilize checklists mensais;
- Converse regularmente com seu contador(a) pessoal da Conte;
- Revise periodicamente dados fiscais e financeiros com base neste conteúdo especializado sobre contabilidade;
- Pratique a conciliação frequente de extratos bancários e notas fiscais. Isso facilita o fechamento;
- Lembre-se: não hesite em pedir explicações do seu contador(a) sobre balanços e tributos. Informações claras evitam problemas no futuro;
- Fique atento aos prazos das obrigações acessórias, como as listadas no artigo sobre documentos essenciais;
- Programe revisões tributárias anuais, para garantir que não haja impostos desnecessários sendo pagos.
Conclusão
Encerrar o exercício contábil pode parecer um desafio, mas seguindo uma checklist clara é possível garantir segurança e transparência nos resultados da sua PJ. Na nossa experiência aqui na Conte, percebemos que o acompanhamento próximo faz toda a diferença: evita surpresas, garante economia tributária e fortalece a gestão do negócio.
Se você deseja passar pelo encerramento com tranquilidade e receber suporte humano, rápido e personalizado para a sua PJ, nosso time está pronto para ajudar. Conheça nossos planos e tenha um contador pessoal ao seu lado em cada etapa da vida da sua empresa.
Perguntas frequentes sobre encerramento contábil
O que é o encerramento contábil?
Encerramento contábil é o processo de registrar e finalizar todas as movimentações financeiras, ajustar contas e elaborar as demonstrações contábeis do período, garantindo que os dados estejam corretos para o fisco e para a gestão da empresa. Ele marca o fechamento oficial do exercício, permitindo iniciar um novo ano com informação confiável.
Quais documentos preciso separar para o encerramento?
Os principais são: razão e diário atualizados, balanço patrimonial, DRE, extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de despesas e receitas, documentação trabalhista e declarações de impostos e obrigações acessórias. Cada segmento pode incluir exigências específicas.
Como fazer o encerramento contábil corretamente?
Organize todos os documentos, faça a conferência de receitas, despesas e impostos, elabore e assine o balanço patrimonial e a DRE, entregue as obrigações acessórias e revise saldos bancários. O acompanhamento de um contador pessoal, como oferecemos na Conte, garante precisão e rapidez.
Quais erros evitar no encerramento contábil?
Alguns erros comuns são: deixar de registrar receitas ou despesas, não reconciliar extratos e saldos, entregar declarações fora do prazo e esquecer provisões fiscais ou trabalhistas. Negligenciar parte do processo pode causar multas e impactos financeiros negativos.
Quando devo realizar o encerramento contábil?
O encerramento contábil costuma ocorrer ao final do exercício fiscal, geralmente em 31 de dezembro, ou quando a empresa encerra suas atividades oficialmente. É essencial seguir o calendário fiscal do regime tributário em que a PJ está inserida, para evitar penalidades.
