Quando ouvimos a palavra “auditoria”, a maioria dos donos de empresa sente aquele frio na barriga. Isso é comum, pois a revisão das contas sempre vem acompanhada de obrigações. Porém, preparar os documentos certos pode transformar esse momento em algo mais tranquilo e seguro para qualquer PJ. Em nossa experiência na Conte, percebemos que a falta de organização documental é uma das principais fontes de preocupação dos empreendedores.
Vamos mostrar quais documentos não podem faltar antes de uma auditoria contábil, como separá-los e a real função de cada um para evitar sustos, multas e dores de cabeça.
Por que preparar documentos contábeis é tão relevante?
Segundo a Controladoria-Geral da União (CGU), auditorias só atingem o objetivo quando baseadas em evidências confiáveis e análises detalhadas dos registros da empresa. Esses registros são normalmente os documentos contábeis principais que precisam estar sempre organizados e atualizados.
A ausência ou desatualização desses materiais pode gerar penalidades, dificultar financiamentos, prejudicar a relação com fornecedores e até comprometer a imagem da empresa.
Documentação bem-feita é sinônimo de credibilidade.
Quais são os 8 documentos contábeis fundamentais para PJ?
Reunimos os oito principais documentos exigidos em auditorias, de acordo com a legislação brasileira e com base no que a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) cobra regularmente de empresas e entidades auditadas.
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): Trata-se de um resumo detalhado de receitas, custos e despesas da empresa em determinado período. A DRE mostra se a operação está gerando lucro ou prejuízo.
- Balanço Patrimonial: Mostra o que a empresa possui (ativos), o que deve (passivos) e quanto realmente pertence aos sócios (patrimônio líquido) em uma data específica.
- Livro Diário: Registro detalhado, dia a dia, de todas as movimentações financeiras e contábeis da empresa. É obrigatório para todas as PJs, exceto MEIs.
- Livro Razão: Complementa o Livro Diário, organizando as transações por contas e demonstrando a movimentação do saldo de cada uma.
- Notas fiscais (emitidas e recebidas): Devem estar organizadas, junto aos comprovantes que justifiquem cada movimentação, tanto de entrada quanto de saída.
- Comprovantes de pagamento e recebimento (extratos bancários): Os auditores pedem para conferir se aquilo que está escrito nos livros realmente entrou ou saiu do caixa da empresa.
- Declarações de tributos e obrigações acessórias: Envolvem tudo o que foi enviado para a Receita Federal, estados e municípios, desde o simples DAS-MEI até EFD-Contribuições, dependendo do porte e regime tributário.
- Contratos sociais e alterações: Toda alteração contratual precisa estar arquivada, incluindo entrada e saída de sócios, mudança de endereço ou de atividades.
Esses documentos revelam, juntos, a verdadeira saúde financeira, fiscal e operacional da PJ diante de uma auditoria detalhada.
Como organizar os documentos para a auditoria?
A CGU reforça que uma boa organização dos papéis de trabalho facilita e agiliza o processo do auditor. Arquivar tudo digitalmente, com data, explicação e fonte, é uma escolha inteligente.
- Mantenha todos os documentos em pastas virtuais separadas por ano e tipo.
- Padronize nomes dos arquivos, começando sempre pela data (ano-mês-dia-documento).
- Tenha cópias digitais e, quando precisar, físicas, das principais demonstrações.
- Conferir se não há lacunas nos períodos (como notas fiscais não lançadas ou extratos faltando).
Se estiver em dúvida sobre como ter essa rotina sob controle, recomendamos o artigo sobre os documentos essenciais para controlar PJ sem erros.
Como manter a segurança e evitar autuações fiscais?
Auditorias fiscais costumam detectar erros de lançamentos, inconsistências entre notas fiscais e caixa, ou mesmo ausências de documentos. Isso pode resultar em autuações que prejudicam o caixa e tiram o sono do empreendedor.
Em meio a tantos detalhes, percebemos que ter o acompanhamento de uma contabilidade especializada, com suporte humano, faz diferença. Quem já contou com os serviços da Conte sabe que organizamos não só a abertura da empresa e o envio de notas, mas também essas rotinas de controle que garantem tranquilidade na auditoria, como mostramos no artigo sobre como evitar autuações fiscais.
Como a tecnologia ajuda na organização da documentação?
Com tantos arquivos e exigências fiscais que mudam rapidamente, a digitalização é o caminho mais seguro. Os sistemas de gestão financeira, como o que utilizamos na Conte, armazenam, classificam e facilitam o acesso a toda documentação solicitada nas auditorias. Isso traz uma confiança enorme para quem administra a PJ.
Além disso, investir em backup em nuvem e controles de acesso reduz riscos de perda ou vazamento de dados. A experiência mostra que empresas que digitalizam o máximo possível têm respostas rápidas a qualquer fiscalização e, consequentemente, menos problemas com órgãos reguladores.
Quais erros mais prejudicam na auditoria?
- Deixar documentos em locais ou pastas dispersas, dificultando localização.
- Perder prazos de envio ou arquivamento de obrigações acessórias.
- Não registrar alterações societárias rapidamente.
- Desconsiderar pequenas despesas e receitas “não contabilizadas”.
Estudo da CGU destaca ainda a importância de analisar constantemente as informações financeiras para identificar e corrigir esses detalhes. Isso nos faz crer que, mais do que entregar documentos, o cuidado está em garantir que todos representam o que de fato aconteceu na empresa.
Conte conosco na organização contábil
Na Conte, nosso serviço vai além do envio de obrigações mensais. Montamos o acompanhamento personalizado, orientando a separar e fornecer tudo o que será pedido em futuras auditorias. Temos orgulho de oferecer atendimento humano e consultoria tributária exclusiva para PJs, inclusive com contador pessoal para cada cliente. Dessa forma, evitamos surpresas e simplificamos processos, papel por papel.
Se busca um serviço contábil que realmente entende sua rotina e cuida da papelada, conheça nossos diferenciais e veja 7 motivos para ter uma contabilidade dedicada para PJ.
A auditoria pode ser apenas um detalhe quando toda documentação está em ordem.
Se quiser se aprofundar em questões formais e modelos, recomendamos o guia de contratos para PJ.
Conclusão
Revisar a documentação contábil antes de uma auditoria não precisa ser difícil ou um fardo. Com apoio, planejamento e uso adequado da tecnologia, a PJ passa pelo processo com mais tranquilidade e segurança. Como vimos, conhecer os principais documentos e manter tudo atualizado são as melhores garantias de um resultado positivo na auditoria.
Se busca esse apoio e quer entender de perto como simplificamos sua rotina, fale com a equipe Conte e descubra como ter menos burocracia e pagar menos impostos.
Perguntas frequentes
Quais são os documentos contábeis obrigatórios?
Os documentos contábeis exigidos normalmente incluem DRE, Balanço Patrimonial, Livro Diário, Livro Razão, notas fiscais emitidas e recebidas, extratos bancários, declarações acessórias de impostos e o contrato social com suas alterações. Esses itens permitem ao auditor entender e validar todos os registros financeiros da empresa.
Como organizar documentos para auditoria?
A melhor organização é separar os arquivos por tipo e ano, criar pastas digitais com nomes padronizados (por exemplo, “2024-02 DRE”) e garantir sempre cópias de segurança. Use etiquetas ou sistemas de gestão documental para agilizar pesquisas. Também é necessário conferir a integridade de cada pasta, evitando lacunas de período ou ausência de documentos.
Onde encontrar modelos de documentos contábeis?
Modelos oficiais de alguns documentos podem ser encontrados em órgãos reguladores como Receita Federal, Conselhos Regionais de Contabilidade e, para setores específicos, em órgãos como a ANS. Além disso, empresas contábeis preparadas oferecem modelos adaptados à realidade de cada PJ, conforme citamos neste artigo.
Qual a importância dos documentos contábeis?
A documentação contábil comprova a veracidade das informações financeiras e protege a empresa de autuações, além de apoiar decisões estratégicas, facilitar auditorias e aumentar a confiança de parceiros e bancos. Sua ausência pode gerar risco de multas ou perda de credibilidade.
Como armazenar documentos contábeis com segurança?
Armazenar em nuvem, usar criptografia e manter backups frequentes são práticas recomendadas atualmente. Limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas também reforça a proteção. No caso de arquivos físicos, recomenda-se ambiente protegido de umidade e fogo, e arquivos digitais sempre com senha.
