Nos últimos anos, observar o avanço do trabalho freelancer no Brasil mudou completamente o cenário de contratação para Pessoas Jurídicas (PJ). Segundo dados do IBGE, cerca de 1,9% da população ocupada atua via aplicativos ou plataformas digitais, com aumento de 25,4% entre 2022 e 2024. Essa tendência incentiva empresas de todos os portes a utilizar mão de obra sob demanda, buscando flexibilidade e redução de custos, mas traz também desafios e riscos na contratação. Por isso, resolvemos compartilhar um guia completo para ajudar sua PJ a evitar problemas na hora de contratar freelancers, alinhando expectativas, regras e obrigações.
Por que as PJs contratam freelancers?
O crescimento de contratações desse tipo se explica por diferentes fatores. Entre eles:
- Acesso a profissionais altamente especializados para demandas pontuais
- Flexibilidade no orçamento, já que o pagamento é feito pelo serviço
- Redução de custos com encargos trabalhistas e infraestrutura
- Maior agilidade para escalar ou reduzir times de acordo com a necessidade
No entanto, pesquisas recentes revelam que a maioria das empresas formais no país é composta apenas por sócios e proprietários, sem funcionários assalariados, como mostra o levantamento de 2022 do IBGE. Esse dado deixa claro duas coisas: o desafio de investir em contratação (por causa de restrições orçamentárias) e a busca constante por formas ágeis de atender demandas do negócio. É aí que o freelancer entra, mas com oportunidades vêm também os riscos.
Quais problemas podem surgir ao contratar freelancers?
Em nossa experiência na Conte, já vimos de perto os principais problemas enfrentados por empresas ao recorrer a profissionais autônomos:
- Ausência de contrato formal e regras pouco claras
- Falhas no cumprimento de prazos, escopo e expectativas
- Desentendimento sobre formas de pagamento e tributação
- Riscos trabalhistas, fiscais e de propriedade intelectual
- Dificuldade na gestão e no acompanhamento da entrega
Esses fatores podem gerar prejuízos financeiros, atrasos em projetos e vulnerabilidades jurídicas que comprometem a saúde da PJ. Por isso, destacamos aqui os pontos essenciais para proteger sua empresa nesse processo.
Como formalizar a contratação de freelancers desde o início?
O erro mais frequente é desprezar a necessidade de um contrato detalhado. Sempre reforçamos a nossos clientes que um contrato de prestação de serviços é o principal mecanismo para blindar a PJ de problemas futuros. Existem cláusulas obrigatórias que nunca podem faltar:
- Descrição detalhada do serviço, prazos e entregáveis definidos
- Formas e datas de pagamento, bem como multas e penalidades
- Responsabilidade por eventuais danos ou falhas de entrega
- Direitos sobre a propriedade intelectual dos resultados
- Confidencialidade das informações trocadas durante o projeto
- Regras para rescisão antecipada do contrato
Para quem precisa de um suporte mais detalhado sobre esse tema, recomendamos o artigo de nosso blog sobre contratos para prestadores de serviço PJ.
Como alinhar as expectativas antes de fechar a contratação?
Um dos piores cenários é quando o freelancer entrega algo diferente do que a empresa espera. Para evitar esse tipo de frustração, sugerimos alguns passos:
- Deixar registrado, por escrito, o escopo exato da entrega
- Estabelecer etapas de acompanhamento e validação intermediária
- Indicar canais de comunicação claros e horários de contato
- Incluir revisões possíveis e prazos para feedback
Combinar antes reduz conflitos depois.
É sempre melhor detalhar cada aspecto do projeto, por mais óbvio que pareça, do que confiar apenas no verbal. E, se o trabalho for recorrente, use modelos adequados para contratos de serviços contínuos, como discutimos em contratos para serviços recorrentes PJ.
O impacto tributário e fiscal da contratação
Contratar freelancers tem impacto direto sobre o controle e planejamento fiscal da sua empresa. Isso se torna ainda mais importante quando consideramos o aumento das contratações internacionais remotas, que cresceram 53% entre 2023 e 2024, principalmente em áreas como tecnologia, segundo levantamento divulgado pelo Jornal da USP.
Um ponto frequente de dúvida é como fazer a retenção de impostos sobre os pagamentos para freelancers e garantir a escrituração correta desses valores. Defendemos que a melhor decisão é contar com a assessoria contábil desde já. Aqui, na Conte, auxiliamos no planejamento para evitar pagamento de impostos desnecessários, multas e problemas com o Fisco.
Para um controle preciso, recomendamos manter documentos e notas fiscais sempre organizados, um tema tratado em profundidade em nosso guia de documentos essenciais para PJ.
Boas práticas na negociação e acompanhamento do serviço
Negociar valores, revisar entregas, reportar mudanças de escopo: tudo isso deve ser feito de maneira transparente. Sugerimos:
- Evitar iniciar o trabalho antes do aceite formal do orçamento
- Registrar conversas e confirmações por escrito, inclusive em e-mails
- Combinar datas realistas e garantir que todas as partes possam cumpri-las
- Aplicar ajustes, adendos e revisões de valores sempre que houver mudanças no escopo original
Se houver dúvidas sobre negociação de valores, sugerimos a leitura do artigo sobre negociação de honorários PJ, que apresenta estratégias para fechar acordos justos sem riscos para o relacionamento entre empresa e freelancer.
Vantagens de ter apoio contábil humanizado
Ao acompanharmos de perto a rotina de nossos clientes, percebemos que o atendimento humanizado faz toda diferença ao enfrentar desafios como contratação de freelancers, gestão de documentos e avaliação de riscos. Na Conte, acreditamos que cada PJ tem processos e dúvidas específicos, e poder contar com um contador pessoal reduz a burocracia e os riscos de decisões mal informadas.
Conclusão: contrate freelancers com confiança
O universo freelancer traz oportunidades, mas não elimina obrigações legais e fiscais. Para evitar problemas, sugerimos: formalizar sempre a contratação, alinhar prazos e expectativas, buscar orientação contábil desde o primeiro momento e manter a documentação organizada. Fazendo isso, sua PJ terá segurança para ampliar sua atuação no mercado, aproveitando a flexibilidade desse formato de trabalho sem perder o controle de seus fluxos e obrigações.
Se quiser saber como simplificar toda a rotina burocrática da sua empresa e garantir o melhor suporte humanizado, conheça as soluções da Conte e veja como podemos cuidar da sua PJ em cada etapa.
Perguntas frequentes sobre contratação de freelancers para PJ
Como encontrar bons freelancers para PJ?
Para identificar bons freelancers para sua PJ, sugerimos definir claramente o perfil e as competências buscadas, analisar portfólios recentes e pedir referências de outros projetos realizados. Plataformas digitais especializadas ajudam, mas recomendamos validar a experiência e alinhar as expectativas já no primeiro contato.
Quais cuidados ao contratar freelancers?
O principal cuidado está na formalização do contrato, detalhamento do escopo, prazo e pagamento, além de definir a propriedade intelectual das entregas. Evitar acordos verbais e manter um canal claro de comunicação são medidas que reduzem riscos de insatisfação ou prejuízo para sua empresa.
É seguro contratar freelancers online?
Contratar freelancers online é seguro desde que ocorra por meios formais, com contrato detalhado, análise prévia do histórico profissional e pagamentos via métodos rastreáveis. Busque se informar sobre o profissional antes e utilize canais confiáveis para negociações.
Como pagar freelancers de forma correta?
O pagamento deve cumprir o cronograma acordado em contrato e, sempre que possível, mediante recebimento de nota fiscal. É necessário atenção às retenções e impostos obrigatórios, além de garantir rastreabilidade nas transações para segurança fiscal.
Quais erros evitar ao contratar freelancers?
Os erros mais comuns incluem falta de contrato formal, não alinhar expectativas em relação ao escopo, negligenciar a regularização fiscal e escolher freelancers sem analisar portfólio e referências. Evitar esses pontos diminui riscos jurídicos e prejuízos financeiros.
